松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第45回

クラウドフローの「Excel Online」とデスクトップフローの「Excel」、それぞれの得意分野

Power Automateで使える“2種類のExcel”、その使い分けを覚えよう

　こんにちは、Microsoft MVP（Business Applications）の松本典子です。

　皆さんがPower Automateで自動化したいと考える業務には、しばしば「Excel」を使う業務も含まれると思います。たとえば、Excelファイルからデータを読み込んで自動処理を実行したり、何か処理した後のデータをExcelファイルに書き込んだり、といった操作が代表例です。

　ここで、Power Automateが処理（操作）を自動化できる「Excel」には、昔からあるデスクトップアプリ版の「Excel」と、クラウドサービス版の「Excel Online」という2種類があります。

　デスクトップ版ExcelとExcel Onlineは、それぞれ操作性や機能、Excelファイルの扱い方、自動化の手段（クラウドフロー、デスクトップフロー）に違いがあります。本記事では“2つのExcel”の違いを明確にし、自動化の目的や手段などに応じて「どんなときにどちらを選択すべきか」を判断するポイントをご紹介します。

1. Microsoft Power Automateとは

　まずは、Power Automateで使える自動化の手法についておさらいしておきます。

Microsoft Power Automateには「クラウドフロー」と「デスクトップフロー」がある

　Power Automateには大きく2つ、「クラウドフロー」と「デスクトップフロー」という自動化の手法があります。

　●クラウドフロー（DPA：Digital Process Automation）
　　クラウド上で動作する自動化フロー。主にクラウドサービスの操作の自動化や、クラウドサービス間のデータ連携を行います。フローの設定はWebブラウザから行います。

　●デスクトップフロー（RPA：Robotic Process Automation）
　　ローカルPCのデスクトップ画面上で動作する自動化フロー。人間が手作業で行っているPC操作（マウスのクリック、キー入力、コピー＆ペーストなど）をまねて自動化することができます。フローの設定は専用アプリ（Power Automate for Desktop）で行います。

　さらに、クラウドフローとデスクトップフローを連携させることもできます（Power Automateの有償ライセンスが必要です）。連携によって、たとえばクラウドサービス間の処理（クラウドフロー）を実行した結果に基づいて、デスクトップアプリ（デスクトップフロー）の操作を実行するなど、より高度な自動化も実現できます。

2. Excel Onlineとは

　冒頭でも触れたとおり、Power Automateから操作できるExcelには、デスクトップアプリ版のExcelと、クラウド版のExcelである「Excel Online」があります。

　このうちExcel Onlineは、アプリケーションをPCにインストールしなくとも、Webブラウザから操作してExcelファイルを作成／編集／保存できる特徴があります。

　また、Excel Onlineで作成したファイルは、「OneDrive」や「SharePoint Online」に保存され、すぐに共有できます。インターネットに接続されたPCやスマートデバイスさえあれば、どこからでもファイル操作ができて便利です。

　Excel Onlineで使える機能は、基本的にはデスクトップ版Excelと同じですが、デスクトップ版Excelでしか使えない機能もあります。Excel Onlineとデスクトップ版Excelの違いをまとめます。

　このように、Excel Onlineではマクロや一部の高度な機能はサポートされておらず、特定の作業ではデスクトップ版Excelが必要になることもあります。それぞれの最適な用途は、Excel Onlineが「SharePointやOneDrive上での共同作業やデータ収集」、デスクトップ版Excelは「複雑なデータ処理やマクロの活用」だと言えます。

3. Excelの活用シーン：クラウドとデスクトップ、目的に応じた使い分け

　さて、Power AutomateでExcelを扱う場合、Excel Onlineとデスクトップ版Excelのどちらを、どんなときに活用するのがよいのでしょうか。前述したとおり“得意分野”には違いがあるので、目的に応じてうまく使い分けることが大切です。

　そこで、ここからはExcel Onlineとデスクトップ版Excelのそれぞれに適した具体的な活用シーンや、効果的な自動化のポイントを紹介します。

3-1. Excel Onlineの活用シーン

　クラウド上で動作するExcel Onlineは、リアルタイムなデータ共有／連携や、他のクラウドサービスとの統合に優れています。具体的には、次のような用途での利用が適しています。

　●Formsデータの自動収集：Microsoft Formsで入力されたデータをExcel Onlineに自動保存
　●定期的なデータ更新：定期的にExcel Online内の特定データを更新し、関係者に通知
　●在庫管理の自動通知：Excel Online上で在庫が一定数を下回った場合にTeamsに自動通知

クラウドフローで利用できる「Excel Online (Business)」コネクタのトリガー／アクション

　Excel Onlineを操作できるのは、Power Automateのクラウドフローです。Power Automateには、企業や学校などの組織アカウントで利用できる「Excel Online（Business）」コネクタと、個人アカウントで利用できる「Excel Online（OneDrive）」コネクタのいずれかが用意されています。

　●個人アカウントで利用：Excel Online (OneDrive)
　●組織アカウントで利用：Excel Online (Business)

　この2つの機能はほぼ変わりませんが、「Excel Online（OneDrive）」コネクタにはトリガーがないので注意してください。

3-2. デスクトップ版Excelの活用シーン

　デスクトップアプリ版のExcelは、ローカルの（手元の）PC上で動作します。高度なデータ処理やマクロの実行、セル単位での細かな操作に優れています。具体的には、次のような用途での利用が適しています。

　●大量データの一括編集：ローカル環境に保存されたExcelファイルを開き、大量のデータを一括で編集・整形
　●マクロを活用した自動化：マクロ機能を使用し、複雑な処理にも対応可能

デスクトップフローExcelアクション

　デスクトップ版Excelを操作できるのは、デスクトップフローです。Power Automate for Desktopでデスクトップ版Excelを操作するために、上図のとおり多数の「Excelアクション」が用意されています。

4. クラウドフローとデスクップフロー、どちらを使う？

　それぞれ異なる強みを持つExcel Onlineとデスクトップ版Excelは、クラウドフローやデスクトップフローとの組み合わせによって、さまざまな業務自動化のシナリオに対応できます。

　よくある業務目的ごとに、どちらのExcelを使用すべきか、そしてどのフローが適しているかを整理してみました。

　このように、目的に応じた適切な組み合わせを選ぶことで、効率的で効果的な自動化が実現できます。

5. 最後に

　今回は“2つのExcel”、Excel Onlineとデスクトップ版Excelの違いを整理して、効果的な使い分けをご提案しました。Power AutomateでExcelの処理を自動化した経験がある方でも、意外とどちらか一方しか使っていないケースが多いのではないでしょうか。

　どちらか一方だけを使うと、どうしても処理が難しい場面も出てきます。適材適所で“2つのExcel”を使い分けることで、業務効率化がさらに進むと思います。ぜひ違いを知って、使い分けにトライしてみてください。