Penser les espaces de travail collaboratif
Depuis la crise sanitaire et l’émergence du télétravail, les attentes des salariés en matière d’aménagement des lieux de travail se sont précisées. Le bureau individuel comme forme unique d’organisation de l’espace professionnel tend à disparaître. Les entreprises qui négocieront au mieux ce virage y gagneront sur de multiples aspects.
Pourquoi se déplacer jusqu’au bureau, avec tous les tracas que cela peut occasionner, pour s’enfermer dans un bureau individuel, cloisonné, et vivre ainsi une expérience proche de celle de la maison ? Cette question, beaucoup d’employés se la sont posée lors de la pandémie de Covid-19. Alors que le « bureau » a perdu peu à peu de son sens, l’espace de travail collaboratif apparaît comme une nouvelle manière de penser le présentiel en synergie.
Espace de travail collaboratif : une nouvelle tendance de fond ?
Point définition
L’espace de travail collaboratif est un lieu professionnel qui organise l’échange et la collaboration entre les différents collaborateurs de l’entreprise. L’idée est de jouer sur la proximité, la latéralité et la convivialité et l’horizontalité pour faire converger les objectifs individuels vers un objectif commun. Les entreprises partageant un espace de travail collaboratif peuvent être de toutes tailles, qu’il s’agisse de startups en pleine croissance ou de grands groupes. Plus que la simple évolution en collectivité, cette manière de faire mise sur la synergie : c’est à dire la mise en commun de compétences, l’encouragement aux échanges informels et formels pour induire de l’émulation collective et gagner en fluidité dans ses tâches. Venue des États-Unis, cette vision du bureau ne cesse de séduire. En 2018, selon une étude de CBRE, le nombre d’espaces de travail collaboratifs à Manhattan avait augmenté de 70 % en un an.
Espaces partagés : quels avantages ?
Les bienfaits d’un environnement collaboratif de travail se constatent sur plusieurs plans. Premièrement, en tant qu’espaces de convivialité, les nouveaux bureaux ouverts jouent un rôle dans la socialisation au travail, et donc surtout sur la bonne ambiance générale. En plus d’apporter du bien-être en entreprise, la proximité favorise la création d’une dynamique professionnelle collective et nourrit le sentiment d’appartenance. Cela peut donner envier aux salariés de rester plus longtemps sur place (en raison de services pluriels aménagés) mais également de s’engager davantage. Une étude publiée par l’Université de Stanford montrait en effet que le sentiment d’appartenance encourageait les membres d’une équipe à se dépasser. Les membres d’un espace collaboratif accordaient par exemple 64 % plus de leur temps à accomplir une mission. Les entreprises ont donc tout à y gagner d’un point de vue pratique. Ce type d’aménagement permet aussi une installation plus rapide sur site, et réduit même l’empreinte immobilière de 10 % à 25 %, selon une étude de CBRE.
Mettre en place un espace de travail collaboratif
Alors que la collaboration horizontale et la stimulation de l’intelligence collective se généralisent dans le monde du travail, penser l’aménagement de l’espace de travail collectif est donc essentiel pour privilégier ces interactions.
Les grands principes de l’espace de travail partagé
Rien ne doit être laissé au hasard lors de la création d’une plateforme collaborative in situ. Pour l’aménagement, 4 critères principaux sont prendre en compte : le confort (climatisation, chauffage, luminosité etc.) ; la proximité (échanges réguliers, distance amoindrie entre les postes de travail) ; l’acoustique (organiser les bureaux pour diminuer les nuisances sonores provenant de l’intérieur ou de l’extérieur) ; et l’intimité choisie. Ensuite, ne sous-estimez pas l’importance du choix de mobilier. Ce dernier doit être flexible, ergonomique et modulable pour satisfaire les attentes et façons de travailler de tous les collaborateurs. De façon générale, mixez les types d’espaces et leurs fonctionnalités (espace café, salle de réunion, espace de réunion informel, etc..) et fournissez à vos travailleurs des solutions et outils de travail compatibles avec le flex office, tels des ordinateurs portables faciles à transporter, des fauteuils réglables à régler pour le confort du travailleur etc. Le petit plus peut être de penser à créer des surfaces avec thèmes et ambiances diversifiées. Ensuite, les collaborateurs feront le reste.
Que dit la loi ?
Bien que les avantages du travail en environnement collaboratif semblent alléchants, il y tout de même des règles à respecter pour l’aménagement des bureaux, notamment tirées du Code du travail. Si en France, la loi n’impose pas de surface minimale pour un bureau collectif ou un espace de travail partagé, l’employeur est tenu de protéger la santé physique et mentale de ses salariés. La norme Afnor NF X 35-102 préconise notamment :10 m2 par personne pour un bureau privé ; 11 m2 par personne pour un bureau partagé ; 15 m2 par personne dans un espace collectif bruyant. Si l’aménagement des locaux n’est pas réalisé pour (et avec) les salariés, alors un effet contre-productif du rejet du site pourrait survenir.
Espaces collaboratifs : penser l’intime et le commun
En effet, les open spaces ont pendant longtemps été perçus comme des sources de stress au travail. En 2014, selon une étude Ipsos Loyalty-Steelcase, 43 % des Français se révèlent insatisfaits de leur espace de travail. Nous ne pouvons que vous conseiller de respecter également le besoin d’intimité des collaborateurs (en installant des phone box, casques réducteurs de bruits, bureaux individuels de passage, ou des cloisons amovibles.
Collaborer à distance
Enfin, n’oubliez pas qu’un espace de travail collaboratif implique : le partage des connaissances et ressources, une communication permanente et une organisation horizontale. De ce point de vue, un espace de travail partagé peut tout aussi bien être virtuel. Pour mettre en place cette démarche, faites toujours attention à garantir à tous les employés la bonne gestion de leurs fichiers, un service de messagerie efficace, un calendrier commun, un suivi des tâches et un partage de fichiers automatisés.
En savoir plus :
- « Quel est l'intérêt de créer un espace de travail collaboratif ? », article Les Échos, février 2022
- Article de la Revue Interventions Économiques sur le sujet
- « Numérique collaboratif et organisation du travail », article Préventica, décembre 2023
- « Conception des lieux et des situations de travail : un guide pour accompagner les entreprises », article INRS