Dal 6 giugno 2014 l'Inail non può più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e non può procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica. È previsto un periodo di transizione di tre mesi entro il quale l'Istituto può accettare e pagare fatture in formato cartaceo purché emesse prima del 6 giugno 2014, termine di decorrenza dell’obbligo. La stessa disposizione si applica a ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e, dal 6 giugno 2015, ai restanti enti nazionali.
La documentazione tecnica, le modalità di trasmissione e i servizi di supporto e assistenza sono disponibili su www.fatturapa.gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla fatturazione elettronica verso le Amministrazioni pubbliche.
L'Istituto mette a disposizione degli operatori economici l'elenco delle strutture centrali e territoriali Inail autorizzate a riceve fatture (Unità organizzative). Le Unità organizzative individuate sono state inserite nell’Indice delle pubbliche amministrazioni (Ipa). Per ogni Unità organizzativa l’IPA ha rilasciato un codice di fatturazione elettronica, il cosiddetto Codice Univoco Ufficio. Gli aggiornamenti delle Unità Organizzative sono riportati tempestivamente nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni e il relativo Codice Univoco Ufficio sarà consultabile sul sito www.indicepa.gov.it.
Soggetti interessati dal sistema di fatturazione elettronica
Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:
- gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge (sono derogate dagli obblighi le fatture emesse dagli intermediari per la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi e per la riscossione mediante modello F24)
- le Amministrazioni pubbliche, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica
- gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese Ict), vale a dire soggetti terzi ai quali possono rivolgersi gli operatori economici per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge e le PA per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.
Trasmissione delle fatture
L'invio delle fatture elettroniche alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle entrate. Lo SdI, le cui modalità di funzionamento sono state definite con il decreto ministeriale 55/2013, è un sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”.
Dati da inserire in FatturaPA
FatturaPA è un file XML (eXtensible Markup Language), la cui autenticità e integrità sono garantite attraverso l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura. La trasmissione è vincolata alla presenza nel documento elettronico del Codice Univoco Ufficio. Per assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti, l'Inail non può procedere al pagamento delle fatture che non riportano il Codice identificativo gara (Cig) e il Codice unico di progetto (Cup) come previsto nella tabella allegata, tranne i casi in cui non sono previsti. Si tratta di nuovi codici, previsti dall'articolo 25 del decreto legge 66/2014, che è opportuno acquisire da parte dei fornitori in fase di stipula del contratto.
Infine, per facilitare la riconciliazione della fattura elettronica all’ordine di acquisto, l'Istituto chiede di compilare, con il valore presente nella colonna "Riferimento amministrazione" della precedente tabella, il campo della fattura elettronica avente ID e “Nome Tag XML” rispettivamente “1.2.6 <RiferimentoAmministrazione>”, presente nella “Rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPA versione 1.0 del 06/06/2013”.
Esempi in caso di contratti gestiti attraverso gli applicativi Inail Simea, Sabs o Man:
- se in “Tabella 1” la colonna "Riferimento amministrazione" è valorizzata con Simea allora il campo della fattura elettronica con ID e “Tag XML” rispettivamente “1.2.6 <RiferimentoAmministrazione” deve essere valorizzato con Simea
- se in “Tabella 1” la colonna "Riferimento amministrazione" è valorizzata con Sabs allora il campo della fattura elettronica con ID e “Tag XML” rispettivamente “1.2.6 <RiferimentoAmministrazione” deve essere valorizzato con Sabs
- se in “Tabella 1” la colonna "Riferimento amministrazione" è valorizzata con Man allora il campo della fattura elettronica con ID e “Tag XML” rispettivamente “1.2.6 <RiferimentoAmministrazione” deve essere valorizzato con Man
- se la fattura è relativa a servizi e forniture erogati a lavoratori infortunati e/o affetti da malattia professionale, il campo “1.2.6 <RiferimentoAmministrazione>” deve essere valorizzato con il codice della sede Inail che ha emesso l’impegnativa (ad esempio, nel caso di impegnativa emessa dalla Sede Inail di Torino Centro, il campo dovrà essere valorizzato con il codice 11500)
- se la fattura è relativa a certificati medici emessi per conto di un Presidio Ospedaliero, il campo “1.2.6 <RiferimentoAmministrazione>” deve essere valorizzato con il codice della sede Inail che ha inviato la comunicazione per l’emissione della fattura, seguito dal testo “Presidio” (ad esempio, nel caso di comunicazione inviata dalla sede Inail di Torino Centro, 11500 Presidio)
- se la fattura è relativa a servizi e forniture erogati a lavoratori infortunati e/o affetti da malattia professionale per conto di Stati esteri, il campo “1.2.6 <RiferimentoAmministrazione>” deve essere valorizzato con Man e non con il codice della sede Inail