Partir d'une base de données exploitable - Tutoriel Microsoft Excel

Pour démarrer cette formation dans les meilleures conditions, je vous propose d'abord de télécharger le fichier Tableaux Croisés Dynamiques, directement accessible sur le site. Il est composé de deux bases de données exploitables, réparties sur deux feuilles différentes. Chaque feuille contient 2000 lignes, comme vous pouvez le voir. Ce fichier n'est pas indispensable pour suivre la formation, mais il vous permet de pratiquer en temps réel, et surtout de faire vos propres essais. Attention cependant, pour réaliser les exercices, vous aurez besoin de ce fichier. Au tout début, je vous ai dit qu'il s'agissait de bases de données exploitables, qu'est-ce que j'entendais par là ? Eh bien vous ne pouvez pas créer de tableau croisé dynamique à partir de n'importe quoi, vous avez besoin de respecter certaines règles qui sont très simples, mais indispensables. Par exemple, assurez-vous que toutes vos données figurent en colonnes comme ceci, et que chaque colonne ait bien un intitulé. Excel n'en a pas besoin, mais ce sera très pratique pour vous, assurez-vous que chaque colonne ait bien un nom différent, sinon vous risquez de faire des confusions. Il est possible de créer un tableau croisé dynamique à partir de données brutes, comme celles que nous avons sous les yeux. Mais autant que possible, je vous recommande d'utiliser les tables, ou tableaux automatiques. Vous pouvez y accéder en allant dans Insertion et en cliquant sur Tableau. Assurez-vous, avant de le faire, de bien vous trouver dans la base de données. Insertion, Tableau, vous pouvez voir qu'Excel a bien sélectionné toutes les données automatiquement. Mon tableau comporte des en-têtes, je peux faire OK. Nous avons bien une table automatique. Cette étape peut être plus rapide. Je reviens en arrière. Plutôt que d'aller dans Insertion et sur Tableau, regardez la fenêtre d'aide. Excel vous propose un raccourci, ici Ctrl + l. Plutôt que d'aller dans le menu, vous pouvez cliquer dans votre base de données et faire le même raccourci, Ctrl + l et Entrée. Cela vous permet de gagner du temps. Excel peut vous proposer de réunir les données de plusieurs tableaux automatiques, comme celui-ci. Pour éviter de les confondre, je vous encourage vivement à les renommer. Cliquez donc sur votre table, puis allez dans Création et à gauche, vous avez Nom du tableau. Vous pouvez cliquer et le renommer directement. Attention, vous ne pouvez pas avoir d'espace dans le nom. Si vous souhaitez faire un espace, habituellement on utilise le tiret bas ou underscore, ou plus familièrement tiret de 8, comme ceci. Et après, vous pouvez rajouter des éléments si besoin. Dès que vous avez un bon nom, vous pouvez faire Entrée. Pour conclure, vous pouvez vous poser la question : avez-vous réellement besoin d'un tableau croisé dynamique ? Ces tableaux permettent de réunir beaucoup de données en peu de temps et avec simplicité. Cependant pour certaines informations, vous n'en avez pas besoin. Ici, j'ai une base de données avec des commandes. Mettons que je souhaite savoir combien de quantités j'ai vendues. Il me suffit juste de sélectionner la colonne et en bas dans la barre d'état, je peux avoir la somme, donc des quantités vendues. Si je souhaite avoir des informations plus précises, je peut tout à fait utiliser les boutons de filtre qui se trouvent en haut. Par exemple, j'aimerais savoir combien de X21 j'ai vendu. Je clique sur le bouton de filtre, je décoche et je clique sur X21. Je remarque que j'en ai vendu 7156. Et ainsi de suite. Vous n'avez pas forcément besoin d'un tableau croisé dynamique, cependant ils peuvent être extrêmement pratiques si vous avez besoin de présenter ces données, que ce soit à un collègue, à un supérieur ou à un client par exemple. Nous allons voir ensemble comment les créer.