Comment participer à une Assemblée générale

Modalités de participation à l'Assemblée générale du 5 décembre 2023

Qui peut participer à l’Assemblée générale ?

Vous disposez du droit de participer à l’Assemblée si vous possédez des titres Wavestone, au nominatif ou au porteur, et si ces titres sont inscrits auprès de Wavestone ou dans les comptes de titres au porteur au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée, soit le 1^er décembre 2023 à zéro heure, heure de Paris.

Si vous possédez des titres Wavestone au porteur, la possession de ces titres doit être justifiée par une attestation de participation délivrée par votre intermédiaire financier et mise en annexe de votre formulaire de vote à distance ou de votre procuration de vote.

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment devenir actionnaire de Wavestone, cliquer ici.

La Direction de Wavestone a décidé de tenir l’Assemblée générale du 5 décembre 2023 en présentiel.

Les actionnaires qui assisteront physiquement à l’Assemblée générale pourront y exercer en séance leur droit de poser des questions et voter par l’intermédiaire d’un boitier électronique.

Les actionnaires pourront toutefois, s’ils le souhaitent, voter préalablement à l’Assemblée ou donner procuration à un tiers (voir ci-après).

Les actionnaires qui ne souhaiteraient ou ne pourraient pas y assister physiquement pourront suivre l’Assemblée générale en direct et dans son intégralité au moyen d’une retransmission par visioconférence. Il leur sera également possible de voter en direct et à distance.

Afin de privilégier la relation de la Société avec ses actionnaires, les actionnaires connectés à distance à l’Assemblée générale pourront poser des questions via une messagerie instantanée.

Obtenir votre carte d'admission pour assister physiquement à l'Assemblée

Les actionnaires désirant assister physiquement à l’Assemblée pourront demander une carte d’admission de la façon suivante :

Demande de carte d’admission par voie postale

Vous êtes actionnaire au nominatif : faites parvenir votre demande de carte d’admission à

Uptevia – Service Assemblées Générales
Coeur Défense, 90-110 Esplanade du Général de Gaulle
92931 Paris la Défense Cedex

ou présentez-vous le jour de l’Assemblée directement au guichet spécialement prévu à cet effet muni d’une pièce d’identité.

Vous êtes actionnaire au porteur : demandez à l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de votre compte titres qu’une carte d’admission vous soit adressée.

Demande de carte d’admission par voie électronique

Vous êtes actionnaire au nominatif : faites votre demande en ligne sur la plateforme sécurisée VOTACCESS accessible via l’Espace Actionnaire d’Uptevia dont l’adresse est : https://www.investor.uptevia.com.
Connectez-vous à cet Espace Actionnaire, en utilisant le login qui se trouve en haut à droite de votre formulaire de vote par correspondance ou sur votre convocation électronique, et suivez les indications données pour demander une carte d’admission. Si vous n’êtes plus en possession de votre identifiant ou de votre mot de passe, vous avez la possibilité de contacter le numéro suivant : 01 57 78 34 44.

Vous êtes actionnaire au porteur : il vous appartient de vous renseigner afin de savoir si votre établissement teneur de compte est connecté ou non au site VOTACCESS et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions d’utilisation particulières. Si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire est connecté au site VOTACCESS, vous pourrez vous identifier sur le portail internet de votre établissement teneur de compte et suivre les indications afin de demander une carte d’admission.

Voter ou donner procuration par Internet

Vous avez la possibilité de transmettre vos instructions de vote, et désigner ou révoquer un mandataire par Internet avant l’Assemblée, sur le site VOTACCESS, dans les conditions décrites ci-après :

Vous êtes actionnaire au nominatif

Accédez au site VOTACCESS via l’Espace Actionnaire d’Uptevia dont l’adresse est la suivante : https://www.investor.uptevia.com

Puis suivez les indications pour accéder à VOTACCESS. Utilisez le login et le numéro d’identifiant actionnaire communiqués par courrier postal préalablement à l’Assemblée.

Vous êtes actionnaire au porteur

Vous devez vous renseigner afin de savoir si votre établissement teneur de compte est connecté ou non au site VOTACCESS et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions d’utilisation particulières.

Cas 1 : votre établissement teneur de compte est connecté au site VOTACCESS

Vous devrez vous identifier sur le portail internet de votre établissement teneur de compte. Vous devrez ensuite cliquer sur l’icône qui apparait sur la ligne correspondant à vos actions et suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS.

Cas 2 : votre établissement teneur de compte n’est pas connecté au site VOTACCESS

Vous pouvez envoyer des notifications de désignation ou révocation de mandats à l’adresse ct-mandataires-assemblees@uptevia.com, en donnant les éléments suivants : nom de la société concernée, date de l’Assemblée, nom, prénom, adresse, références bancaires du mandant ainsi que les noms, prénoms et si possible l’adresse du mandataire. Vous devrez obligatoirement demander à votre intermédiaire financier d’envoyer une confirmation écrite à Uptevia (voir adresse ci-après).

Voter par correspondance ou donner procuration par voie postale

Pour voter par correspondance ou être représenté en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée ou à un mandataire, vous devez procéder de la façon suivante :

Vous êtes actionnaire au nominatif

Renvoyez le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration à Uptevia, qui vous sera adressé avec la convocation à Uptevia (voir adresse ci-après).

Vous êtes actionnaire au porteur

Demandez un formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration auprès de l’intermédiaire qui gère vos titres à compter de la date de convocation de l’Assemblée et au plus tard le sixième jour précédant la tenue de l’Assemblée.

Une fois complété, retournez ce formulaire à l’établissement teneur de compte qui l’accompagnera d’une attestation de participation et l’adressera à Uptevia (voir adresse ci-après).

NB : Pour être pris en compte, les formulaires de vote par correspondance et les désignations ou révocations de mandataires devront être reçus par la société ou le service Assemblées générales d’Uptevia, mandaté par Wavestone, au plus tard trois jours avant la tenue de l’Assemblée.

Les désignations ou révocations de mandataires exprimées par voie papier devront être réceptionnées au plus tard trois jours avant la tenue de l’Assemblée.

Participer à distance (avec vote)

La plateforme offre deux possibilités d’émargement en ligne à l’Assemblée générale de Wavestone :
Option 1 : un e-mail d’invitation, dit aussi « émargement express »
Option 2 : une procédure guidée en ligne.

Il est recommandé de se connecter au moins 20 minutes avant le début de l’Assemblée générale, afin de procéder à l’émargement en ligne.

Option 1 : E-mail d’invitation ou « émargement express »
Cette possibilité est réservée à tous les actionnaires Wavestone pour lesquels Uptevia et/ou Wavestone ont fourni l’adresse e-mail et le numéro de téléphone portable du participant avec la garantie d’une identité vérifiée.
• Le jour de l’Assemblée, l’actionnaire reçoit sur son adresse e-mail un e-mail d’invitation, lors du début de l’émargement de l’AG physique. Cet e-mail contient un lien sécurisé et personnalisé.
• L’actionnaire est redirigé à la page des termes et conditions de la plateforme. S’il les accepte, il est redirigé sur une page sur laquelle il doit saisir le « code NIP » (Numéro d’Identification Personnel) reçu par SMS. Si l’actionnaire saisit le code NIP correctement, il pourra signer électroniquement la feuille de présence. Il fera ainsi partie du quorum de l’AG, et aura accès à sa page web personnalisée pour :
o assister à distance à l’AG ;
o poser des questions à l’écrit ;
o voter en séance les résolutions de l’AG.

Option 2 : Procédure guidée en ligne
Cette possibilité est réservée à tous les actionnaires de Wavestone.
• L’actionnaire se rend sur l’adresse agd.dmiart.com/wavestone, sur laquelle il peut s’émarger en ligne ou accéder à la retransmission de l’AG. L’émargement en ligne est sécurisé et l’actionnaire a deux possibilités pour le faire :
a) En saisissant les 7 derniers chiffres du code de référence Votaccess, s’il s’est inscrit à l’AG de Wavestone en utilisant cette plateforme en ligne ;
b) En saisissant ses données personnelles (civilité, prénom, nom et adresse) dans tous les autres cas.

a) Actionnaire possédant un code de référence Votaccess
• Si l’actionnaire saisit correctement les 7 derniers chiffres du code de référence Votaccess, il est redirigé vers la page d’acceptation des termes et conditions sur laquelle il doit saisir le « code NIP » (Numéro d’Identification Personnel) reçu par SMS. S’il accepte les conditions et qu’il saisit le code NIP correctement, il pourra signer électroniquement la feuille de présence. Il fera partie du quorum de l’AG, et aura accès à sa page web personnalisée pour :
o assister à distance à l’AG ;
o poser des questions à l’écrit ;
o voter en séance les résolutions de l’AG.

b) Autres cas
• La plateforme demande à l’actionnaire de saisir ses informations personnelles suivantes (civilité, prénom, nom, adresse), et recherche la fiche de l’actionnaire dans les données reçues par Uptevia. Il y a trois possibilités :
Cas 1 : Sa fiche est retrouvée parmi celles fournies par Uptevia
Cas 2 : Sa fiche n’est pas retrouvée et il est actionnaire au porteur non-inscrit à l’AG de Wavestone
Cas 3 : Sa fiche n’est pas retrouvée et il n’est pas actionnaire au porteur non-inscrit à l’AG de Wavestone

Cas 1 : Actionnaire retrouvé dans les fiches reçues par Uptevia
• La plateforme demande à l’actionnaire de saisir son adresse e-mail et son numéro de téléphone portable, et de prendre une photo de lui avec son document d’identité (exemples de documents valables : carte d’identité nationale, permis de conduire, passeport, carte vitale avec photo). Un opérateur en ligne vérifie la correspondance du document avec la photo de l’actionnaire et avec le nom reporté dans sa fiche. Si cette correspondance est avérée, l’actionnaire recevra un e-mail d’invitation contenant un lien sécurisé et personnalisé.
• L’actionnaire est redirigé vers la page des termes et conditions. S’il les accepte, il doit saisir le “code NIP” (Numéro d’Identification Personnel) reçu par SMS. S’il saisit le code NIP correctement, il pourra signer électroniquement la feuille de présence. Il fera partie du quorum de l’AG, et aura accès à sa page web personnalisée pour :
o assister à distance à l’AG ;
o poser des questions à l’écrit ;
o voter en séance les résolutions de l’AG.

Cas 2 : Actionnaire non retrouvé dans les fiches reçues par Uptevia et actionnaire au porteur non-inscrit à l’AG
• La plateforme demande à l’actionnaire de saisir son adresse e-mail et de prendre une photo de lui avec son document d’identité (documents valables : carte d’identité nationale, permis de conduire, passeport, carte vitale avec photo). La plateforme demande à l’actionnaire de télécharger ou de capturer par la caméra de son dispositif les documents suivants :
– attestation de participation, et optionnellement
– extrait Kbis, uniquement s’il est représentant d’une personne morale
– procuration signée, uniquement s’il est mandataire d’un autre actionnaire, ou
– de saisir les coordonnées de son teneur de compte.
• Un opérateur en ligne vérifie la correspondance du document avec la photo de l’actionnaire et avec le nom reporté dans sa fiche, et la validité du ou des documents fournis. Si l’opérateur confirme la validité, l’actionnaire recevra un e-mail d’invitation contenant un lien sécurisé et personnalisé. Il est redirigé vers la page des termes et conditions. S’il les accepte, il doit saisir le “code NIP” (Numéro d’Identification Personnel) reçu par SMS. S’il saisit le code NIP correctement, il pourra signer électroniquement la feuille de présence. Il fera partie du quorum de l’AG, et aura accès à sa page web personnalisée pour :
o assister à distance à l’AG ;
o poser des questions à l’écrit ;
o voter en séance les résolutions de l’AG.

Cas 3 : Actionnaire qui se déclare inscrit à l’AG ou actionnaire nominatif, mais n’est pas retrouvé dans les fiches reçues par Uptevia
• La plateforme invite l’actionnaire à contacter le centre d’appel (01 86 47 13 99 appel non surtaxé, appel enregistré). Si l’opérateur identifie la fiche de l’actionnaire, il recevra un e-mail d’invitation contenant un lien sécurisé et personnalisé. Il est redirigé sur une page sécurisée de la plateforme.
• La plateforme demande à l’actionnaire de prendre une photo de lui avec son document d’identité (documents valables : carte d’identité nationale, permis de conduire, passeport). Un opérateur en ligne vérifie la correspondance du document avec la photo de l’actionnaire et avec le nom reporté dans sa fiche. Si cette correspondance est avérée, l’actionnaire recevra un e-mail d’invitation contenant un lien sécurisé et personnalisé. Il est redirigé vers la page des termes et conditions. S’il les accepte, il doit saisir le “code NIP” (Numéro d’Identification Personnel) reçu par SMS. S’il saisit le code NIP correctement, il pourra signer électroniquement la feuille de présence. Il fera partie du quorum de l’AG, et aura accès à sa page web personnalisée pour :
o assister à distance à l’AG ;
o poser des questions à l’écrit ;
o voter en séance les résolutions de l’AG.

Participer à distance (sans vote)

Il est recommandé de se connecter au moins 20 minutes avant le début de l’Assemblée générale, afin de procéder à l’émargement en ligne.

Option 1 : E-mail d’invitation ou « émargement express »
Cette possibilité est réservée à tous les actionnaires de Wavestone pour lesquels Uptevia et/ou Wavestone ont fourni l’adresse e-mail du participant avec la garantie d’une identité vérifiée.
• Le jour de l’Assemblée, l’actionnaire reçoit sur son adresse e-mail un e-mail d’invitation, lors du début de l’émargement de l’AG physique. Cet e-mail contient un lien sécurisé et personnalisé. L’actionnaire est redirigé vers la page d’acceptation des termes et conditions. S’il les accepte, il aura accès à sa page web personnalisée pour assister à distance à l’AG et poser des questions à l’écrit.

Option 2 : Procédure guidée en ligne
Cette possibilité est réservée à tous les actionnaires Wavestone.
• L’actionnaire se rend sur l’adresse agd.dmiart.com/wavestone, sur laquelle il peut émarger en ligne ou accéder à la retransmission de l’AG. L’émargement en ligne est sécurisé et l’actionnaire a deux possibilités pour le faire :
a) En saisissant les 7 derniers chiffres du code de référence Votaccess, s’il s’est inscrit à l’AG de Wavestone en utilisant cette plateforme en ligne.
b) En saisissant ses données personnelles (civilité, prénom, nom et adresse) dans tous les autres cas.

a) Actionnaire avec un code de référence Votaccess
• Si l’actionnaire saisit correctement les 7 derniers chiffres du code de référence, il est redirigé vers la page d’acceptation des termes et conditions d’utilisation. S’il les accepte, il a accès à sa page web personnalisée pour assister à distance à l’AG et poser des questions à l’écrit.

b) Autres cas
• La plateforme demande à l’actionnaire de saisir ses informations personnelles (civilité, prénom, nom, adresse), et recherche la fiche de l’actionnaire dans les données reçues par Uptevia. Il y a trois possibilités :
Cas 1 : Sa fiche est retrouvée parmi celles fournies par Uptevia
Cas 2 : Sa fiche n’est pas retrouvée et il est actionnaire au porteur non-inscrit à l’AG de Wavestone
Cas 3 : Sa fiche n’est pas retrouvée et il n’est pas actionnaire au porteur non-inscrit à l’AG de Wavestone

Cas 1 : Actionnaire retrouvé dans les fiches reçues par Uptevia
• La plateforme demande à l’actionnaire de saisir son adresse e-mail et de prendre une photo de lui avec son document d’identité (exemples de documents valables : carte d’identité nationale, permis de conduire, passeport, carte vitale). Un opérateur en ligne vérifie la correspondance du document avec la photo de l’actionnaire et avec le nom reporté dans sa fiche. Si cette correspondance est avérée, l’actionnaire recevra un e-mail d’invitation contenant un lien sécurisé et personnalisé. Il est redirigé vers la page des termes et conditions. S’il les accepte, il aura accès à sa page web personnalisée pour assister à distance à l’AG et poser des questions à l’écrit.

Cas 3 : Actionnaire qui se déclare inscrit à l’AG de Wavestone ou actionnaire nominatif, mais n’est pas retrouvé dans les fiches reçues par Uptevia
• La plateforme invite l’actionnaire à contacter le centre d’appel (01 86 47 13 99 appel non surtaxé, l’appel est enregistré). Si l’opérateur identifie la fiche de l’actionnaire, l’actionnaire recevra un e-mail d’invitation contenant un lien sécurisé et personnalisé. L’actionnaire est redirigé vers une page sécurisée de la plateforme.
• La plateforme demande à l’actionnaire de prendre une photo de lui avec son document d’identité (documents valables : carte d’identité nationale, permis de conduire, passeport, carte vitale). Un opérateur en ligne vérifie la correspondance du document avec la photo de l’actionnaire et avec le nom reporté dans sa fiche. Si cette correspondance est avérée, l’actionnaire recevra un e-mail d’invitation contenant un lien sécurisé et personnalisé. Il est redirigé vers la page des termes et conditions. S’il les accepte, il aura accès à sa page web personnalisée pour assister à distance à l’AG et poser des questions à l’écrit.

Afin que les désignations ou révocations de mandats exprimées par voie électronique puissent être valablement prises en compte, les confirmations devront être réceptionnées au plus tard la veille de l’Assemblée, à 15h00 (heure de Paris).

Le site VOTACCESS sera ouvert à compter du 14 novembre 2023 à 10h00.

La possibilité de voter par Internet avant l’Assemblée prendra fin la veille de la réunion, soit le 4 décembre 2023 à 15h00, heure de Paris.

Toutefois, afin d’éviter tout engorgement éventuel du site VOTACCESS, il est recommandé de ne pas attendre la veille de l’Assemblée pour voter.

Uptevia – Service Assemblées Générales
Cœur Défense, 90-110 Esplanade du Général de Gaulle
92931 Paris la Défense Cedex
Tel : +33 1 57 78 34 44 • ct-contact@uptevia.com