例文付！発送完了メールなどネットショップのテンプレート5種

ネットショップ（ECサイト）の運営には、お客さまへのメール送信が欠かせません。​実店舗のような対面のやりとりがない分、「注文が​確認できた」​「商品を​発送した」などの​タイミングで、​お客さまに​メールで​状況を​お知らせします。

ネットショップの業務効率化のためには、メールの文章を​毎回書くのでなく、​繰り返し​使える​テンプレートを前もって作成しておくことがポイントです。​そこで、​ネットショップ運営で​必ず​使用する​メールの​書き方や例文に加え、自動送信メールの活用法なども紹介します。

📝この記事のポイント

• ネットショップのメールは「件名・ヘッダー・本文・フッター」の基本構成で作成
• よく使う5種類のメール（注文確認、入金確認、発送完了、フォロー、お問い合わせ対応）はテンプレートを用意しておくと便利
• 使用頻度は低くても、入金督促・お詫び・キャンセル・キャンペーン・カゴ落ち用メールも準備しておくと安心
• メール対応の負担軽減には、自動送信機能を備えたネットショップ作成サービスの活用が有効
• Square オンラインビジネスなら無料でショップ開設ができ、主要なメールを自動で送信できる

目次

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• ネットショップ用メールの基本構成と書き方のコツ
  ・メール共通で使えるフッターの役割と記載内容
  ・印象を左右するヘッダーのポイント
  ・開封されやすい件名の書き方
• 【例文付】発送完了メールを含むネットショップ必須テンプレート5種
  ・1. 注文確認メール
  ・2. 入金確認メール
  ・3. 発送完了メール
  ・4. フォローメール
  ・5. お問い合わせ対応メール
• その他に用意しておくと安心なメールテンプレート
  ・入金督促メール
  ・お詫びメール
  ・注文キャンセルメール
  ・キャンペーンメール
  ・カゴ落ちメール
• メール送信は自動化で手間を減らせる！
  ・自動送信に対応したネットショップ作成サービスを選ぼう
  ・どこまで自動化できる？対応可能なメールの種類とは
• Squareなら無料で自動送信機能つきネットショップが作れる
  ・Squareの​ネットショップでメールが自動送信される​5つの​タイミング
  ・Square オンラインビジネスの始め方
• まとめ

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ネットショップ用メールの基本構成と書き方のコツ

ネットショップから送る​メールの​おおまかな​構成は​以下の​通りです。

• 件名
• ヘッダー（冒頭のあいさつ）
• 本文（メールの用件・本題）
• フッター（ショップの情報）

各項目が​実際のメールの​どの​部分を指しているか、​以下の​例で​確認してみましょう。

メール共通で使えるフッターの役割と記載内容

どのメールにも​共通して​記載されるのは、ショップの​情報をメール末尾に​記した​​フッター​（署名）部分です。​メールサービスに​よっては​、フッターを​設定すると​すべての​メールに​同じ​フッターが​適用されるものもあります。どのメールでも同じフッターが使われていると統一感が出て、他店との差別化もできます。

フッターには、​ショップの​情報を​記載します。​フッターを​作る​際に​意識したい​ことは​次の5点です。

• ショップ名を​入れる
• 問い​合わせ先情報を​漏れなく​入れる​（住所、​電話番号、​メールアドレス、ネット​ショップの​URL、​SNSや​ブログへの​リンク​など）
• 定休日や営業時間などを​入れる
• メール本文と​区別する​ために、​装飾ラインなどを​活用する
• （自動送信の​場合）​自動送信メールである​ことを​明記する

上の5点に​加えて、​メールに​心当たりがない​人に​向けた​連絡先を​用意しておくと、​誤送信を​発見しやすくなります。以下はフッターの例文です（【　】の​括弧は​外して​活用してください）。

※このメールは【ネットショップ名】をご利用いただいた方に自動配信しております。
‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
■ 【ネットショップ名】
【URLを貼り付ける】

メールアドレス：
電話番号：

ご注文は24時間受け付けております。
当店の定休日は◯曜日です。
お問い合わせについては、通常2営業日以内にご連絡いたします。

■■ 最新情報はブログで配信しています。
【URLを貼り付ける】

■■■ 【ネットショップ名】公式SNS
Facebook：
Instagram：
Twitter：

ご不明な点などございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥

※本メールにお心当たりがない場合は、お手数ですが
下記のメールアドレスまでご連絡ください。
xxx@xxx.co.jp

印象を左右するヘッダーのポイント

ヘッダーとは、本文の冒頭から数行のあいさつや名乗りに相当する部分のことで、​用件の前置きとなるものです。​フッターのように​同じ​文面を​使い回す​ことは​難しいかもしれませんが、​どの​メールでも次の2点を意識して書きます。

• ショップ名を​入れる
• 4行以内に​まとめる

お客さまに​好印象を持ってもらう​ためには、​次の​点も​意識しましょう。

• 担当者の​名前を​入れる
• 用件を​伝える​前に、​時候の​あいさつや​ショップの独自性が​感じられる​文章を​挟む

こうすることで、ネットショップ担当者の人間味や丁寧さが伝わり、親しみを感じてもらいやすくなります。

開封されやすい件名の書き方

受信者がメールを開封するかどうかは、件名次第です。必ず読んでもらえるメールにするために、次の4点に気をつけましょう。

• 送信元を明らかにするために「ネットショップ名」を必ず入れる
• 全体は20〜25文字程度で、用件を簡潔に示す
• 全体の文字数のうち、ネットショップ名は10文字以内に収める
• メールソフト内の「送信者の表示名」も日本語で正しく設定する

【例文付】発送完了メールを含むネットショップ必須テンプレート5種

​ネットショップでよく使われるメールの例文を5種類紹介します。

1. 注文確認メール

お客さまからの​注文が入ったことを確認できた​時点で​ネットショップから送信するのが、​注文確認メールです。​注文確認メールの本文には、​次の4点の情報を​含めます。

• ​注文受付の確定
• 今後の​流れ（注文の​キャンセル期限など）
• 商品の​出荷・到着予定​（配達日時を​お客さまが​指定不可の​場合）
• 注文番号・注文詳細

以下は​例文です（【　】の​括弧は外して活用してください）。​

▼件名
ご注文ありがとうございます（【ネットショップ名】）

▼本文
【購入者の氏名】さま

このたびは、【ネットショップ名】をご利用いただき誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。
以下の内容でご注文を承りました。
ご注文内容にお間違いがないかご確認ください。

【ご注文内容の変更について】
当店では、本メールの送信日を含む◯日以内にご連絡をいただいた場合のみ
キャンセル・変更を承っております。

【商品の出荷について】
お届け日時をご指定いただいているお客さま：
ご指定いただいた日時に商品が到着するよう準備を進めてまいります。

お届け日時をご指定いただいていないお客さま：
営業日の◯時までに入金確認ができた注文は、最短で当日中に出荷いたします。
ご注文が集中した場合は出荷が遅延することもございます。
あらかじめご了承くださいませ。

【注文番号】xxxxxx

■お客さま情報
──────────────
お名前：
ご住所：
電話番号：
メールアドレス：
お支払い方法：
お支払い期限：
ポイント利用：
※お支払い期限までにご入金が確認できなかった場合は、
ご注文をキャンセルさせていただきます。何卒ご了承ください。
──────────────

■配送先・商品情報
──────────────
お名前：
ご住所：
電話番号：
お届け希望日：
お届け希望時間帯：
配送会社：
──────────────

■商品詳細
──────────────
商品名：
商品番号：
商品価格（税込）：
数量：
小計（税込）：
──────────────

■総合計
──────────────
商品代金 計：
送料 計：
ポイントお値引き：
‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
総合計：
──────────────

今後の流れは、お支払い方法ごとに異なります。
以下を必ずご確認ください。

【クレジットカード決済・代金引換・後払いを選択いただいた方】
発送の準備をいたします。
商品発送が完了しましたら、メールにてお知らせいたします。
もうしばらくお待ちください。

【銀行振込を選択いただいた方】
ご購入いただいた商品のお振込み先をご案内いたします。
お買い上げ総合計金額を、以下の口座にお振込いただくようお願いいたします。

ーーーーー
店番：XXXXX
預金種類：XXXXXX
口座番号：XXXXXX
口座名義：XXXXXX
ーーーーー

ご入金が確認でき次第、商品を発送いたします。
ご不明な点などはお気軽にお問い合わせください。
今後とも【ネットショップ名】をよろしくお願いいたします。

2. 入金確認メール

購入画面で​そのまま​決済を​せず、​銀行振込や​コンビニ払いなどの​支払い方法を選択した​お客さまには、​入金確認が​できたらメールで​​お知らせしましょう。入金確認の​メールには​「入金のお礼」と「今後の流れ」の2点を​必ず​入れます。

以下、​例文です（【　】の​括弧は外して​活用してください）。

▼件名
ご入金を確認いたしました（【ネットショップ名】）

▼本文
【購入者の氏名】さま

このたびは、【ネットショップ名】をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。
本日ご入金を確認いたしました。
お忙しいなか、ありがとうございました。

これより商品発送の準備を進めてまいります。
発送の完了次第、伝票番号と合わせて
改めてメールでお知らせいたします。

ご不明な点などがございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

3. 発送完了メール

ネットショップから商品の​発送が​完了した​ことを​お知らせするのが、​発送完了メールです。​発送完了メールで​は、必ず次の2点を伝えます。

​商品の​追跡が可能な​伝票番号と、​配送状況​確認用の​URL
万が​一商品に​不具合などが​あった​場合の​手順

以下の​例文を参考に発送完了メールを送りましょう（【　】の​括弧は外して活用してください）。​

▼件名
商品を発送いたしました（【ネットショップ名】）

▼本文
【購入者の氏名】さま

このたびは、【ネットショップ名】をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。

商品の発送が完了いたしました。

商品が到着しましたら、お早めに内容をご確認ください。
お届け内容に誤りや不備がないかなどをご確認のうえ
お気づきの点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、
◯日以内にxxx@xxx.jpまで、メールにてご連絡ください。

■ お荷物の出荷情報
──────────────
お届け先お名前：
お届け先ご住所：
お届け先電話番号：
お届け日：
お届け時間帯：
配送会社：
お問い合わせ伝票番号：
──────────────

▼配送状況は下記よりご確認ください。
【配送会社のURLを貼り付ける】
※配送状況が登録されるまでに時間がかかる場合がございます。
内容が反映されていない場合は、少し時間を空けて再度ご確認ください。

お届け日時の変更をご希望の場合は、配送会社へ直接お問い合わせください。

このたびは【ネットショップ名】にてご注文いただき誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ち申し上げております。

4. フォローメール

ネットショップの商品が​お客さまの​手元に​届いた​後に、​感想を聞くのが​フォローメールです。ネットショップの​リピーターを​増やすために、​商品​レビューを​投稿してくれた​お客さまに​クーポンコードを​プレゼントするなどの​特典を​用意しておくのも良い方法です。

以下、​フォローメールの例文です（【　】の​括弧は​外して​活用してください）。

▼件名
【クーポンプレゼント】お届けした商品の感想をお聞かせください（【ネットショップ名】）

▼本文
【購入者の氏名】さま
先日は【ネットショップ名】をご利用いただきありがとうございました。
【ネットショップ名】の【担当者名】です。
お届けした商品はいかがでしたでしょうか？

よろしければ、気に入っていただけた点やご要望など
【購入者の氏名】さまのご意見をお聞かせください。

▼レビューはこちらからご投稿いただけます。
【URLを貼り付ける】

商品レビューをご投稿いただいた方には、
次回のお買い物にご利用いただける20％オフのクーポンを差し上げます。

ぜひこの機会にレビューを投稿いただけますと幸いです。

ご不明な点、お気づきの点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
それでは【購入者の氏名】さまのまたのご利用を心よりお待ち申し上げております。

5. お問い合わせ対応メール

個別対応が必要なメールの例として、お客さまからのお問い合わせへの返信が挙げられます。すべてのお問い合わせに対してテンプレートを用意するのは難しいものの、以下の例文を参考に、状況に応じてアレンジしてみましょう（【　】の​括弧は​外して​活用してください）。

▼件名
お問い合わせありがとうございます（【ネットショップ名】）

▼本文
【お客さまの氏名】さま

この度は、ギフト包装についてお問い合わせいただきありがとうございます。
【ネットショップ名】の【担当者名】と申します。

ご質問の無料ギフト包装について、当店では以下のような記念日向けの包装紙とカード（定型文のみ）をご用意しています。

・誕生日
・母の日
・父の日

なお、その他のギフト包装につきましては有料にて承っております。
包装紙の柄や手数料は以下からご確認いただけます。
【専用ページのURLを貼り付ける】

さらに詳しい情報が必要な場合などはお気軽にお尋ねください。
今後とも、【ネットショップ名】をよろしくお願いいたします。

その他に用意しておくと安心なメールテンプレート

ネットショップの運営において使用頻度が​高い​メールの種類と例文、その運用方法について理解したところで、​その他のメールを送信するケースについても考えてみましょう。使用頻度は​低い​ものの、​テンプレートを​用意しておくと​便利な​メールが5種類あります。

入金督促メール

期限までに​入金が​確認できなかった​お客さま に​送り、入金を促します。

お詫びメール

ネットショップ側のミスや事故などに対して、謝罪が必要な機会は突発的に発生します。次のような事態で慌てないために、お詫びメールの文例を用意しておきましょう。

• 欠品・在庫切れ
• 間違った商品の発送
• 配送の遅延
• 不良品
• ​メールの​誤配信

お詫びメールのポイントは、お客さまが被った不便や不快感に寄り添って真摯に謝罪し、代案や原因を分かりやすく説明することです。

注文キャンセルメール

注文を受け付けたものの、​在庫切れ・入荷未定などの状況で商品を用意できず、お客さまの注文をキャンセルしなくてはいけない​こともあります。「注文を自動キャンセルさせていただきます」というメールを送り、決済状況や返品対応などについて説明します。

キャンペーンメール

ネットショップが開催する​セールやポイントアップなどのマーケティング施策​について、キャンペーン告知のメールを送るとより多くのお客さまの利用が期待できます。「キャンペーン開始」メールの他、「キャンペーン終了まであと◯日」といったメールで購買を促進することも可能です。

カゴ落ちメール

お客さまが商品をカートに入れたまま購入せずにネットショップを離れる「カゴ落ち」状態に対して、「​商品がカートに入ったままです」と知らせる購買促進メール​をカゴ落ちメールといいます。状況に応じて、割引クーポンなどを発行することも効果的です。

メール送信は自動化で手間を減らせる！

ネットショップの運営では、注文確認や発送通知、フォローメールなど、日々多数のメールを送信する必要があります。これらを毎回手動で送っていては、時間も手間もかかり、ミスやトラブルの原因にもなりかねません。そこで活用したいのがメールの自動送信機能です。あらかじめ設定しておくことで、必要なタイミングで自動的にメールが送られるため、対応漏れやミスの防止につながるだけでなく、業務の効率化にも大きく貢献します。

自動送信に対応したネットショップ作成サービスを選ぼう

メール対応にかかる時間や労力を軽減するためには、自動送信機能があるネットショップ作成サービスを選ぶことが重要です。 特に、注文確認メールや発送通知メールなど、日常的に繰り返し発生するメールは、自動送信の仕組みを導入することで、対応ミスの防止や業務の効率化につながります。

どこまで自動化できる？対応可能なメールの種類とは

ネットショップで自動送信できるメールの範囲はサービスによって異なりますが、一般的には以下のような種類が対応可能です。

• 注文確認メール
• 発送完了メール
• 入金確認メール
• フォローメール（レビュー依頼など）
• カゴ落ちメール（カート放棄対策）

一部のサービスでは、払い戻し通知やキャンセル通知も自動化できるほか、ステップメール（購入後◯日後に送るなど）に対応している場合もあります。

Squareなら無料で自動送信機能つきネットショップが作れる

ビジネス向けプラットフォームのSquareの「Square オンラインビジネス」でネットショップを作成すると、メール自動送信機能が付随しているので、ショップ運営の作業​負担を​ぐっと​減らせます。Squareは​無料プランなら初期費用・月額利用料金は​かからず、ネットショップの​売上額は​最短翌営業日に​振り込まれます。

Squareの​ネットショップでメールが自動送信される​5つタイミング

Squareのネットショップの自動送信​メールは文面を自由に編集可能で、​次のような​タイミングでの自動送信を設定できます。

1. お客さまが購入を完了
お客さまが​購入手続きを​完了すると、​注文確認メールが​自動で​送信されます。​お届け先の​住所や​注文した​商品など、​注文内容の​詳細は​自動で​メールに​反映されるので、​送信者が手入力する必要は​ありません。

2. 商品を発送
商品発送後、​注文内容の​ステータスを​「発送済み」に​更新すると​自動で​送信されます。

3. 商品の払い戻し、商品の購入をキャンセル
​管理画面から、​(1)商品の​払い戻し処理を​行った​場合、​(2)商品の​購入を​キャンセルした​場合に自動で​送られます。

4. お客さまが商品を購入し、一定時間が経過（※）
商品レビュー機能を​有効に​すると、​商品購入から​一定​期間が​経過してから、​お客さまに​商品レビューを​リクエストする​フォローメールが​送信されます。

5. カゴ落ち（※）
お客さまが​カートに​商品を​追加した​ものの、​購入を​完了しないまま​買い物を​中断した​（カゴ落ち）​場合に​メールが​自動で​送信されます。

※有料の​「プロフェッショナルプラン」から​利用できます。​Square オンラインビジネスの​料金プランは​こちらから​ご確認ください。

このように高頻度で発生するメール送信を自動化すれば、他の業務にかける時間を確保しやすくなります。

Squareの​ネットショップで​の自動送信メールの使い方に​ついて、​詳しくは​こちらから​確認してください。​

Square オンラインビジネスの始め方

Squareの始め方はとても簡単です。まずはこちらから無料のアカウントを作成しましょう。アカウントが無事作成できたら、Squareの管理画面にログインし、ネットショップの作成を始めます。具体的な作成方法はこちらの記事で紹介しています。

Square オンラインビジネスには無料プランと有料プランがありますが、無料プランでも掲載できる商品数が無制限など、充分な機能を備えています。

まとめ

この​記事では、​ネットショップの​運営に​必要な​メールについて​紹介しました。お客さまから運営者の顔が見えない​ネットショップでも、​メールで迅速・適切なコミュニケーションを図る​ことで、​​安心して​ショッピングを​楽しんで​もらうことができます。

メール関連​業務を軽減するには、​あらかじめ例文やテンプレートを​用意し、​ネットショップ作成サービスの​メール自動送信機能を​活用することが有効です。​ぜひ本記事で​紹介した​例文を​ネットショップの​業務効率化に役立ててみましょう。

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Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。

執筆は2020年1月6日時点の情報を参照しています。2025年7月25日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。