Qu'est-ce qu'un système PDV et comment fonctionne-t-il?

Un point de vente, ou point d’achat, est un endroit où vous encaissez vos clients et acceptez leurs paiements. Cela peut se produire lorsqu’ils effectuent un achat en ligne, se rendent à votre caisse ou choisissent un article sur votre étalage. Vous pouvez également utiliser le matériel informatique que vous possédez déjà pour votre entreprise.

Votre système de point de vente est composé à la fois de matériel et de logiciels qui permettent à votre entreprise de traiter ses ventes.

Qu’est-ce qu’un système PDV?

Un système de point de vente (PDV) vous permet de traiter les transactions effectuées par vos clients. Il s’agit d’une combinaison d’outils, incluant du matériel et du logiciel, qui ne se limitent pas aux paiements par carte. Les fonctionnalités offertes peuvent varier selon le fournisseur de votre PDV, mais un bon système de point de vente facilite le suivi de vos stocks, la production de rapports de ventes et la création de campagnes marketing.

Que vous exploitiez un restaurant, un magasin ou une boutique en ligne, votre système de point de vente (PDV) est un point central qui vous permet de tout organiser. Les systèmes de point de vente modernes sont basés sur le nuage et s’adaptent à votre activité et évoluent avec elle. Une configuration personnalisée peut vous aider à simplifier vos opérations et à collecter des données détaillées pour améliorer l’expérience client.

Comment fonctionnent les systèmes de point de vente?

Un système de point de vente (PDV) permet à votre entreprise d’accepter les paiements de vos clients et de suivre vos ventes. Cela peut sembler simple, mais la configuration et le fonctionnement peuvent varier selon que vous vendez en ligne, possédez une boutique physique ou les deux.

Un système de point de vente (PDV) correspond à la caisse enregistreuse d’un magasin. Aujourd’hui, les systèmes de point de vente modernes sont entièrement numériques, vous permettant d’encaisser le paiement d’un client, peu importe où que vous soyez. Il vous suffit d’une application de point de vente et d’un appareil connecté à Internet, comme une tablette électronique ou un téléphone mobile.

En d’autres termes, à quoi sert un système de point de vente ? Il fonctionne généralement ainsi :

1. Un client décide d’acheter votre produit ou service. Si vous possédez un magasin physique, il peut demander de l’aide à un employé. Cet employé peut alors utiliser un lecteur de codes à barres pour connaitre le prix de l’article. Certains systèmes de point de vente, comme Point de vente Square, vous permettent également de numériser des articles avec l’appareil photo de votre téléphone intelligent. Pour les boutiques en ligne, cette étape intervient lorsqu’un client termine d’ajouter des articles à son panier et clique sur le bouton de paiement.

2. Notre système de point de vente calcule le prix de l’article, y compris toute taxe de vente. Il met ensuite à jour le décompte des stocks pour montrer que l’article est vendu.

3. Votre client paye. Pour finaliser son achat, votre client devra présenter sa carte de crédit ou de débit sur votre lecteur de cartes, utiliser ses points de fidélité, sa carte-cadeau ou payer en argent comptant. Selon le mode de paiement choisi, la banque de votre client doit ensuite autoriser la transaction.

4. La transaction au point de vente est finalisée. C’est le moment où vous finalisez la vente. Le paiement est effectué, un reçu numérique ou imprimé est remis et vous expédiez ou remettez à votre client les articles qu’il a achetés.

Que comprend un système de point de vente?

Un PDV comprend du matériel, des logiciels et des services de traitement des transactions. Le matériel PDV désigne tout outil physique utilisé pour traiter les ventes, de la caisse enregistreuse traditionnelle à la tablette électronique. Le logiciel PDV est le cerveau de votre système de PDV : il enregistre toutes les transactions et conserve les données commerciales utiles. Le traitement des paiements est une fonction essentielle qui permet aux fonds de passer du portefeuille de vos clients à votre compte bancaire professionnel.

Tous les systèmes PDV utilisent un logiciel de PDV, mais toutes les entreprises n’ont pas besoin de matériel de PDV.

Si vous exploitez une boutique en ligne, toutes vos ventes se font sur votre site web ; vous n’avez donc pas besoin d’un matériel de PDV pour accepter les paiements. En revanche, si vous exploitez un café, vous aurez peut-être besoin d’une caisse enregistreuse et d’un lecteur de carte de crédit. Si vous exploitez un camion de cuisine de rue, un téléphone ou une tablette électronique suffisent. Certaines entreprises utilisent uniquement leur logiciel PDV installé sur l’ordinateur comme terminal virtuel pour encaisser les paiements.

Voici un aperçu des types de matériel et de logiciels de PDV courants, qui peuvent vous aider à déterminer le coût total de votre système PDV. Gardez à l’esprit que les besoins de chaque entreprise varient selon l’activité.

Quels sont les différents types de matériel PDV?

Le matériel PDV vous permet d’encaisser des paiements. Si vous envisagez d’acquérir un nouveau système PDV, assurez-vous qu’il accepte tous les modes de paiement, y compris les espèces, les cartes de crédit (y compris les cartes à puce) et les paiements mobiles. Si cela est pertinent pour votre entreprise, votre système PDV devrait également imprimer des reçus, stocker des espèces dans des tiroirs-caisses et numériser des codes à barres. Vous pouvez y parvenir grâce à diverses configurations et accessoires. Vous pouvez même ajouter une imprimante et un lecteur de codes-barres à votre ordinateur, si vous le souhaitez.

Cette liste de matériel peut vous servir de base lors de l’évaluation de vos options de configuration de point de vente.

• Caisse: Une caisse vous aide à calculer et à traiter une transaction avec un client.
• Appareil connecté, tel qu’un iPad ou une autre type de tablette: un appareil mobile peut constituer une excellente alternative à un écran. Les tablettes électroniques peuvent être placées sur un support, permettant à votre équipe de pointer à l’entrée et à la sortie. Pour les entreprises disposant d’un comptoir d’accueil où les paiements sont généralement acceptés, un ordinateur avec un logiciel de pointage est une solution à considérer.
• Lecteur de carte de crédit: Un lecteur de carte permet à vos clients de payer en toute sécurité par carte de crédit en magasin, que ce soit par Apple Pay, une carte à puce ou une carte à bande magnétique.
• Tiroir-caisse: Même si vous acceptez les paiements sans contact, vous aurez peut-être besoin d’un endroit sûr pour conserver votre argent. Un logiciel de point de vente connecté à un tiroir-caisse peut minimiser la fraude en suivant précisément l’heure d’ouverture du tiroir.
• Imprimante de reçus: un reçu imprimé sur papier informe les clients de ce qu’ils ont acheté, de quand ils ont acheté et de combien ils ont payé.
• Lecteur de codes à barres: un lecteur de codes à barres lit les informations d’un article pour vous permettre de l’enregistrer. Il permet également de vérifier rapidement le prix, le niveau de stock et plusieurs autres renseignements.
• PDV portable: Un PDV mobile est un appareil compact qui s’intègre parfaitement à votre système de point de vente, permettant au personnel de prendre des commandes, de traiter les paiements et de gérer les stocks depuis n’importe où dans votre entreprise.

Quels sont les différents types de logiciels PDV?

Un logiciel PDV est comme votre centre de commande. À la base, il vous permet de trouver des articles dans votre bibliothèque et de les enregistrer en tant que ventes. Les solutions de point de vente plus robustes offrent également des outils utiles, tels que les rapports de ventes, les logiciels d’engagement client, la gestion des stocks et plus encore. Enfin, les systèmes de point de vente acheminent les fonds vers votre compte bancaire après chaque vente.

Les systèmes PDV modernes sont basés sur le nuage. Cela signifie que vos données commerciales et clientes sont stockées en ligne plutôt que sur un seul appareil. Vous pouvez gérer votre entreprise à distance et synchroniser les informations entre plusieurs sites selon vos besoins. Les solutions PDV modernes sont économiques, car vous pouvez démarrer avec une tablette ou même un téléphone mobile. Par contre, les systèmes de PDV traditionnels sont généralement liés à du matériel spécifique sur place. Ils sont plus coûteux en termes d’installation et de maintenance, et moins flexibles.

Certaines solutions PDV comme Square, incluent les fonctionnalités ci-dessous. D’autres systèmes peuvent nécessiter l’utilisation d’un logiciel externe. Comparez les fonctionnalités dont vous avez besoin. Découvrez comment Square se compare aux autres systèmes PDV.

Traitement des paiements

Le traitement des paiements constitue une fonction principale d’un système de point de vente. Chaque fois qu’un client achète un article ou paie un service, votre système de point de vente gère la transaction.

Un système PDV peut accepter différents types de paiement, notamment :

• L’argent comptant
• Paiements en ligne sécurisés sur votre site de commerce électronique
• Cartes de crédit à bande magnétique, qui sont des cartes que vous glissez
• Les cartes à puce, qui sont des cartes de crédit avec une puce intégrée
• Paiements sans contact, qui peuvent inclure une carte sans contact que les clients utilisent ou un portefeuille mobile (par exemple, Google Pay ou Apple Pay)
• Transaction sans carte présente, lorsque votre client et sa carte de crédit ne sont pas présents physiquement, vous devez saisir manuellement les informations de sa carte. Cela se produit également lorsqu’un client saisit ses informations de paiement en ligne.

Avantages des systèmes de point de vente

Automatisation des processus

Un système PDV simplifie et automatise les processus, réduisant ainsi le risque d’erreurs et vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise plutôt que sur des tâches répétitives. Par exemple, il peut synchroniser les ventes avec votre logiciel comptable.

Expérience de paiement plus rapide

Les systèmes de point de vente modernes privilégient la rapidité. Ils créent ainsi une expérience de paiement fluide et transparente pour vos employés et vos clients, et vous aident à travailler plus intelligemment. PDV informatisé.

La possibilité et la flexibilité d’accepter un paiement sans avoir à utiliser de matériel additionnel, comme une caisse enregistreuse ou un terminal, sont des aspects importants pour certaines entreprises. Avec le Terminal virtuel de Square, vous disposez d’un point de vente informatique avec tous les avantages d’un terminal de point de vente externe, directement sur votre ordinateur. Accepter les paiements sans carte est une alternative à la facturation ou à l’attente de chèques physiques par la poste.

Si vous êtes vendeur et que vous utilisez le Terminal virtuel de Square, votre entreprise peut accepter les paiements par ordinateur, sans avoir besoin d’équipement additionnel. De plus, vous pouvez envoyer des liens de paiement par SMS, encaisser des paiements par téléphone ou saisir manuellement un numéro de carte. Et si vous décidez d’ajouter du matériel comme une imprimante, un lecteur de cartes ou un numériseur d’articles, vous pouvez toujours les ajouter.

Gestion des stocks

Un logiciel de gestion des stocks vous permet de surveiller l’ensemble de vos produits. Certains logiciels de gestion automatisés peuvent se connecter à vos données de vente et vous alerter lorsqu’un article est en rupture de stock.

Rapports PDV

Les rapports PDV vous offrent un aperçu instantané de vos ventes et de vos revenus. Grâce à des rapports clairs et précis, vous pouvez améliorer vos ventes et prendre des décisions commerciales éclairées.

Gestion des employés

Un logiciel de gestion d’équipe vous permet de suivre la productivité de vos employés et de connaitre leurs horaires de travail. Votre équipe peut également s’en servir pour enregistrer ses entrées et sorties, et certains logiciels offrent des autorisations pour que les employés puissent accéder à certaines tâches.

Gestion de la relation client (CRM)

Un outil CRM combiné à un logiciel de point de vente vous permet de savoir quels articles vos clients ont achetés et quand. Ces données vous permettent de personnaliser vos communications, votre marketing et votre service client.

Les reçus

Les reçus simplifient le processus de remboursement en fournissant une preuve numérique ou physique de l’achat effectué. Ils contribuent également à améliorer l’image de marque de votre entreprise.

Support pour les pourboires

Les pourboires peuvent représenter une part significative de la rémunération pour les restaurateurs et les professionnels du service. Les systèmes de point de vente permettant aux clients d’ajouter un pourboire numérique lors du paiement augmentent la probabilité qu’ils le donnent.

Assure la cohérence

Un système de point de vente centralisé réduit la nécessité d’utiliser plusieurs outils pour la gestion de votre entreprise. Il assure également une expérience client cohérente et fluide en harmonisant les canaux et les sites.

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension des systèmes de point de vente, vous pouvez trouver la solution de point de vente adaptée à votre entreprise, peu importe, où elle est située ou ce qu’elle vend.