メールを整理する
新しい対話や資料、 メールのやりとりが日々行われる中、 受信トレイを整理しないままにしておくと 業務効率が落ちたり、 返信漏れ等が 発生する可能性があります。 そのため受信したメールは 適切に分類しておくと良いでしょう。 このレッスンでは Outlook でメールの受信トレイを整理して 受け取ったメッセージを 追跡できるようにする方法を いくつか紹介します。 大切なメールを後で確認するための 最良の方法のひとつが フラグを追加することです。 フラグはすぐに返信はしないが、 後で確認すべきメールなどに つけると良いでしょう。 今回の例では 自分が担当しているイベントに 関連するメールにフラグをつけます。 Microsoft 365 のページから Outlook を開きます。 受信トレイが表示されています。 すでに読んだ受信メールだけではなく、 新しく来た未読のメッセージもあります。 フラグをつけてみましょう。 フラグをつけたいメッセージに カーソルを合わせます。 次にメッセージの右上にある フラグのアイコンを選択します。 フラグが赤に変わり、メッセージを開くと メールのヘッダー部分に 「後で確認するためのフラグです。」と 表示されていることが確認できます。 フラグを削除するには 旗のアイコンを選択します。 アイコンがチェックマークに変わります。 メールのヘッダー部分には フラグを削除した日が 完了した日付として表示されます。 メールを整理するには、 メールを色分けして 分類する方法もあります。 色分けして分類することで Outlook にあるメッセージを 視覚的に識別することができます。 分類の機能を使う前に まず分類するためのカテゴリーを 作成する必要があります。 任意のメッセージを選択してから メッセージの上部にあるリボンから 「分類」を選択します。 表示されるメニューから 「新しい分類」を選択します。 カテゴリの名前を入力し、 色を選択します。 今回は名前を 「イベント」にして、 色はオレンジにします。 オレンジを選択します。 設定したら「保存」を選択します。 これでこのカテゴリを使用する 準備が整いました。 次に分類をしたいメッセージに カーソルを合わせて、右クリックをします。 「分類」を選択してリストの中から 先ほど作成したカテゴリを選択します。 メッセージ上部にあるリボンの分類から カテゴリを割り当てることもできます。 次にご紹介する方法は、 メールの自動応答です。 自動応答機能を使うと、 オフィスに不在の際でも 自動でメッセージを送ることができます。 自動応答を設定するには 画面右上にある 設定アイコンを選択します。 「Outlook のすべての設定を表示」を 選択し、表示されたメニューから 「自動応答」を選択します。 「自動応答の有効化」を選択して 有効にすると、 メッセージを入力することが できるようになります。 今回は不在メッセージを入力します。 「ご連絡ありがとうございます。 恐れ入りますが、休暇のため 不在としております。 今しばらくお待ちください。」 と入力します。 不在メッセージを常に 自動応答したくない場合には、 「この期間に限り応答を送信する」に チェックを入れ、 自動応答する期間を入力します。 自動応答を設定する期間中に合わせて 予定をブロックする。 イベントへの新しい招待を 自動的に辞退する。 会議を辞退する。などを 選択することもできます。 また応答メッセージは ツールバーを使用して 書式設定やハイパーリンクの設定を 行うこともできます。 メッセージの入力と設定が完了したら 「保存」を選択します。 これで選択した期間内の受信メールに対して 自動応答メッセージを送信するように 設定することができました。 メールの整理や分類は 重要なメッセージや情報を 見つけやすくするために 重要なスキルです。 整理された受信トレイを使用することで 余計な手間や心配が減るので 他の重要な業務に 時間を費やすことができます。 ご紹介したツールを活用して、 ぜひ受信トレイの整理を してみてください。
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