Qué son las listas de tareas

Las listas de tareas son una herramienta para ir apuntando cosas que quieres, debes o podrías hacer. Si lo miramos bien, estas listas son en verdad una expansión de nuestra memoria, pues al usarlas liberamos espacio y recursos en nuestra cabeza. Nos permiten recordar asuntos en el momento en el que nosotros lo decidimos, sin miedo a que lo hayamos olvidado y sin esa sensación de murmullo interno constante por el que rumiamos cosas del tipo "tengo que acordarme de esto", "tengo que acordarme de esto, tengo que acordarme de hacer esto otro", "que no se me olvide que tengo que hacer no sé qué". Al echar mano de las listas, como mucho de lo que hemos de acordarnos, es de apuntar lo que queremos, debemos, o podríamos hacer en algunas de nuestras listas de tareas. Las primeras menciones a las listas de tareas aparecen a principio del siglo XX, relacionadas con un magnate del acero llamado Charles Schwab. Charles, como todos los empresarios, lo que quería era incrementar la eficiencia de su planta de producción; y, como todos los empresarios de su época, era un fervoroso admirador del taylorismo, un método de gestión que pretendió trasladar los usos y costumbres del método científico a las plantas de producción y a las empresas, bajo la promesa de ser la manera más eficaz para progresar. Así que nuestro Charles decidió convocar un concurso, ofreciendo una jugosa recompensa económica a quien diseñara un sistema de producción que aumentara significativamente la eficacia de los trabajadores en sus fundiciones. Un día, un joven llamado Ivy Lee le presentó un método por el cual cada trabajador tenía que escribir en una hoja de papel las seis tareas más importantes que debían realizar en su puesto de trabajo. La lista estaba ordenada de mayor a menor prioridad, es decir, se comenzaba por la de más importancia y, hasta que no se completaba, no se pasaba a la siguiente de la lista. Si alguna quedaba pendiente, se continuaba ahí al siguiente día. Y ¡bum!, había nacido la lista de tareas. ¿Los resultados? Tres meses después de poner en marcha el sistema basado en la lista de tareas de Ivy Lee, la productividad de las fábricas había aumentado exponencialmente y, más adelante, Charles admitiría que el usar listas de tareas era el consejo más rentable que le habían dado en toda su vida. La lista de tareas había llegado para quedarse. Hoy en día hay una infinidad de métodos de gestión de tareas, desde los más sencillos que consisten en una única lista, como de la compra en la que se pone todo y se va tachando según se va haciendo, hasta las más complicadas, pero también muy efectivas, como puede ser el sistema GTD, Getting Things Done, de David Allen, que propone un buen puñado de listas diferentes atendiendo a un buen montón de motivos diferentes. El sistema que yo prefiero utilizar se basa en tres principios: la lista ha de ser sencilla, breve y colocando los elementos por orden de importancia. Es el sistema que recomiendo para quienes se inician en la gestión de sus tareas mediante listas, y también para aquellos que buscan incrementar su eficiencia mediante la simplificación de procesos.