A continuación, te explicamos cómo puedes medir eficazmente el éxito de un proyecto como gestor de proyectos en la administración pública.
Como gestor de proyectos en la administración pública, su papel es fundamental para garantizar que los proyectos no solo cumplan sus objetivos, sino que también aporten valor a la comunidad. Medir el éxito del proyecto va más allá de simplemente marcar las tareas completadas; Implica una evaluación exhaustiva de qué tan bien el proyecto ha cumplido sus objetivos, ha satisfecho a las partes interesadas y ha utilizado los recursos. Comprender las métricas y los métodos correctos para evaluar el éxito es crucial en este sector, donde el interés público y la rendición de cuentas son primordiales.
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Josbertini ClementinoEspecialista em Relações Governamentais | Relações Institucionais | Políticas Públicas | Assuntos Governamentais |…
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Michael J. Urgel, MHCI, MBA, RN, CPHQ, CPHIMS, PMPNurse | Healthcare Operations Leader | Tech & Wellness Investor
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Ken Bonner, LFACHEHusband, Father, Grandfather and fully retired.
Para medir eficazmente el éxito del proyecto, empieza por asegurarte de que los objetivos de tu proyecto están alineados con los objetivos estratégicos de tu entidad de la administración pública. Esta alineación garantiza que el proyecto contribuya al bien público más amplio y se adhiera a las prioridades gubernamentales. Debes revisar regularmente estos objetivos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurarte de que siguen siendo relevantes y se cumplen. Si los objetivos cambian debido a cambios en las políticas o a los comentarios de las partes interesadas, ajusta los objetivos de tu proyecto en consecuencia para mantener la alineación.
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Monitore e revise os objetivos do seu projeto regularmente para garantir que eles permaneçam relevantes e adequados. Seja adaptável e esteja pronto para ajustar o seu projeto em resposta a mudanças no ambiente ou feedback das partes interessadas. A comunicação clara e transparente com as partes interessadas é fundamental para o sucesso do projeto.
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It is critical during the planning phases of a project to align on the project's goals and ensure that it is line with the strategies set forth by the entity. I find it best to have a planning meeting before the actual kickoff with the sponsor and drivers of the receiving team to document intended outputs and outcomes. For any changes that occur during the project lifecycle, it's important to leverage a change request process and create a change request log to track for any shifts in project scope or direction. Additionally, it is important as a project manager to cross-reference the statement of work to ensure that contractually, any changes maintain the integrity of legal agreements.
En la administración pública, la satisfacción de las partes interesadas es un indicador crítico del éxito del proyecto. Interactúe con los ciudadanos, los funcionarios gubernamentales y otras partes interesadas desde el principio y con frecuencia para comprender sus necesidades y expectativas. Utiliza encuestas, foros públicos y comentarios directos para medir su satisfacción a lo largo del proyecto. Este diálogo continuo le ayuda a tomar decisiones y ajustes informados, asegurando que el proyecto siga respondiendo a las necesidades y expectativas de la comunidad.
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Utilize os mecanismos de participação para o interesse todos os stakeholders a de ter seen oportunidade. Valorize o feedback das partes e utilizar-o para aprimorar o projeto. Ao envolver-se como partes-arsagendo, você estará construindo confiança, consenso e apoio para o seu projeto, aumentando como chances de um sucesso duradouro.
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Communications management and stakeholder satisfaction have parallel intentions of keeping key individuals involved to the manner in which they are intended based on their role in the project. I would recommend that organizations leverage a decision-making framework to articulate who is actively involved in the project as a driver or a key decision maker, and who is peripherally involved and passively informed of the status of the project. It would be ideal to have a project counterpart to ensure that stakeholder management is monitored regularly and discussed synchronously for any risks or concerns.
La gestión responsable de los fondos públicos es una piedra angular de la administración pública. Como gestor de proyectos, debes asegurarte de que tu proyecto se mantenga dentro del presupuesto mientras alcanzas sus objetivos. Supervise de cerca los gastos e implemente medidas de control de costos según sea necesario. La transparencia en la información financiera también es crucial; Genera confianza con las partes interesadas y demuestra responsabilidad fiscal. Si se producen desviaciones presupuestarias, documéntelas y explíquelas claramente para mantener la responsabilidad.
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A gestão responsável dos fundos públicos é um dever ético e legal de todo gestor público. A transparência e a prestação de contas são essenciais para construir confiança com as partes interessadas. O planejamento e o monitoramento financeiro rigorosos são cruciais para evitar ultrapassagens orçamentárias.
El tiempo es esencial en los proyectos públicos, donde los retrasos pueden tener importantes repercusiones sociales y económicas. Establezca plazos e hitos claros, y utilice herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento del progreso. Si se producen retrasos, analice las causas y desarrolle estrategias para mitigarlos. La gestión eficaz del tiempo no solo mantiene su proyecto dentro del cronograma, sino que también refuerza la confianza del público en la capacidad de su administración para ofrecer resultados oportunos.
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As project plan development matures, understand which work breakdown structures and packages can occur in parallel, and illustrate start or finishing dependencies to critical tasks. If applicable and appropriate, incorporate buffering into timelines to account for any risks forecasted throughout the project lifecycle.
Más allá de los entregables inmediatos del proyecto, evalúe el impacto a largo plazo y la sostenibilidad de los resultados de su proyecto. ¿Han dado lugar a mejoras mensurables en los servicios públicos o en la infraestructura? ¿Los beneficios se sienten ampliamente dentro de la comunidad? La evaluación de estos factores le brinda una visión más holística del éxito de su proyecto y su contribución al avance de la sociedad. También ayuda a justificar futuras inversiones en iniciativas similares.
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During project planning, as goals are being documented and aligned by both the project and receiving teams, it's also important to understand the long-term growth opportunities that this output will create. Ask the teams questions like "what is the growth strategy post-implementation?" or "analyze the local or regional impacts that this public good will create?" Inquiries like these can help measure project ROI at the time of closure, and gives the project team a sense of purpose and self-fulfillment if the project outputs have a widespread communal benefit.
Por último, evalúa la eficiencia de los procesos de tu proyecto. Los procedimientos optimizados, los canales de comunicación eficaces y la sólida colaboración en equipo contribuyen al éxito general de un proyecto. Revise y perfeccione regularmente sus procesos para eliminar los cuellos de botella y mejorar la productividad. Este enfoque en la mejora de procesos demuestra un compromiso con la excelencia y la mejora continua en la prestación de servicios públicos.
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It's important during project planning that your processes aligns with the receiving team's processes, and that they are able to accept deliverables in this manner. Even down to the nomenclature, it's important for both project and receiving teams to understand standard operating procedures to achieve build requirements. Identify owners for each workstream and create a culture of accountability during the project lifecycle. Keep a risk and issue log to document thematic inefficiencies during the project, and agree on accept, avoid, or mitigating actions to each risk or issue.