¿Qué haces si los plazos de tus clientes no son realistas?
Enfrentarte a plazos poco realistas de los clientes puede hacer que te sientas atrapado entre la espada y la pared. Es un escenario común en el mundo de los negocios, y la forma en que lo maneje puede afectar significativamente sus relaciones profesionales y su reputación. Como profesional de la gestión administrativa, a menudo usted es la primera línea de defensa en tales situaciones. Su función requiere una combinación de diplomacia, planificación estratégica y comunicación clara para navegar por estas aguas agitadas y mantener una relación de trabajo positiva con sus clientes.
Cuando te enfrentas a una fecha límite poco realista, tu primer paso es evaluar objetivamente la situación. Evalúe el alcance del trabajo, los recursos a su disposición y el tiempo necesario para ofrecer resultados de calidad. Esta comprobación de la realidad es crucial para comprender qué tan lejos está la fecha límite. Una vez que tenga una imagen clara, puede comenzar a formular un plan para abordar el problema. Recuerda, reconocer las limitaciones de tus capacidades actuales no se refleja mal en ti; Es un signo de profesionalismo reconocer y comunicar lo que se puede lograr.
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Having a client whose deadlines seem impossible, it's important to have an open conversation with them to explain the challenges of meeting the deadline and offer alternative timelines that are more realistic. Highlight the potential consequences of rushing the project, such as lower quality work or increased stress on the team. Work together to find a compromise that balances their needs with what's feasible for your team. Keeping communication channels open and being transparent about the situation can help build trust and understanding between you and your clients.
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Gerencie as expectativas do cliente desde o início. Seja claro sobre o que pode ser alcançado dentro do prazo e o que não pode. Se você tem uma equipe, considere delegar tarefas para ajudar a cumprir o prazo. Certifique-se de que sua equipe tenha os recursos necessários para fazer o trabalho de forma eficaz. Mostre ao cliente um cronograma detalhado de todas as tarefas que precisam ser concluídas e quanto tempo cada uma levará.
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D'après mon expérience de CEO de sociétés d'externalisation administrative, une collaboration réussie est le fruit d'une communication claire, cohérente et transparente. Lorsqu'un client émet une deadline, et que cette dernière vous parait iréaliste, vous avez la responsabilité d'être transparent. Vous devez immédiatement informé votre client et proposer une nouvelle deadline, ou sinon réduire le champs des demandes formulées par le client. L'important est de supprimer rapidement ce point de friction et ce risque de futur litige, en proposant une solution concrète et actionnable rapidement : proposer nouvelle deadline ou réduction du champs d'action, avec un nouveau planning.
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Dealing with unrealistic project deadlines can be challenging, but there are strategies to navigate this situation effectively. Start by evaluating the feasibility of the deadline. Conduct a work-back exercise to identify all necessary steps, understand the motivation behind the timeline, and determine resource requirements. Engage in open conversations with stakeholders. Explain the potential impact of an unrealistic deadline on quality and team well-being. Be empathetic while standing your ground.
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If the deadline remains unattainable, prioritize essential features or tasks. Consider what can be cut from the scope without compromising the project’s success. Involve team members (e.g., designers, developers) to review the project plan. They may identify ways to streamline processes, shorten timelines, or optimize resource allocation. Managing expectations and maintaining quality are crucial even when faced with challenging deadlines.
Iniciar un diálogo abierto con tu cliente es esencial. Acércate a la conversación con una actitud positiva y expresa tu compromiso con el éxito del proyecto. Explique claramente por qué la fecha límite no es realista y proporcione un desglose detallado de las tareas involucradas. Esta transparencia ayuda a generar confianza y demuestra que no solo estás poniendo excusas, sino que estás proporcionando una explicación racional para la extensión necesaria. Su objetivo debe ser colaborar con el cliente para encontrar una solución mutuamente aceptable.
Después de explicar la situación, es hora de ofrecer alternativas. Sugiera un nuevo cronograma que sea realista y permita la entrega de un trabajo de calidad. Si es posible, proponga un enfoque por fases en el que las partes críticas del proyecto se prioricen y completen primero, y los elementos restantes siga. Este método demuestra su voluntad de trabajar dentro de las limitaciones del cliente sin dejar de mantener los estándares profesionales. Esté preparado para negociar y encontrar un compromiso que respete tanto sus capacidades como las necesidades del cliente.
La gestión de las expectativas es clave para evitar que en el futuro se produzcan plazos poco realistas. Establezca límites claros y comunique sus tiempos de respuesta estándar para varios tipos de proyectos. Educa a tus clientes sobre los procesos involucrados en tu trabajo y cómo cada etapa contribuye al producto final. Al proporcionar esta información, es más probable que los clientes comprendan el tiempo necesario para las tareas y planifiquen en consecuencia, lo que reduce las posibilidades de futuros desajustes en los plazos.
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When I am given or asked to meet an unrealistic deadline, it's usually because the requester has not done their part to plan, strategize, and communicate in an appropriate amount of time. The best way I've found to respectfully manage their demands and expectations is to clearly tell them what aspects I can accomplish in that time frame, and what I cannot finish based on my workload and the time needed. For example: "I see you have a due date of May 4 for this project. There is already content scheduled for that day. Due to our current editorial schedule, we are able to submit a final draft to you by May 1 for final review. Once approved and returned by you, we can schedule it to go out as soon as possible on the editorial calendar."
Aprovecha esta experiencia como una oportunidad para revisar y mejorar tus procesos internos. Identifique los cuellos de botella o las ineficiencias que puedan haber contribuido al escenario de fecha límite poco realista. Optimizar el flujo de trabajo, adoptar nuevas herramientas de gestión de proyectos o asignar recursos de manera diferente podría mejorar su capacidad para cumplir con plazos ajustados en el futuro. La mejora continua demuestra a los clientes que estás comprometido a brindar el mejor servicio posible.
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Améliorer les processus, les outils et les workflow est une clé pour accompagner la croissance de vos clients. Remettre en question de façon régulière les procédures, en étudiant plusieurs points : - Des tâches inutiles peuvent-elles être éliminées ? - Des tâches récurrentes peuvent-elles être automatisées ? - Des outils plus adaptées peuvent-être adoptées ? Des outils qui permettraient de gagner en performance, en productivité et à moindre coût. - Les ressources humaines, associées aux procédures, sont-elles suffisantes ? ou doit -on réduire l''équipe ? Toutes ces questions concernant les procédures + outils + ressources humaines, doivent toujours être au coeur de la réflexion du dirigeant administratif.
A lo largo de este proceso, prioriza mantener una relación positiva con tu cliente. Incluso cuando los plazos no son realistas, es importante seguir siendo profesional y cortés. Un cliente que se siente escuchado y respetado tiene más probabilidades de ser comprensivo y flexible. Al manejar la situación de manera efectiva, no solo resuelve el problema inmediato, sino que también sienta las bases para una asociación sólida y continua con su cliente.
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When clients deadlines are unrealistic you should have a deep conversation with them explaining with your proben expert experience and data analytics in the field of interest that the results they had set as goals would not be possible to reach them unless they adjust their schedule to more realistic dates of achievement.Showing how other clients could meet their deadlines in a satisfying way and getting optimus results woulld be the best way to convince the clients to be more flexible about deadlines in order to gain quality standards and better outcomes
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