Wie können Sie mit EFT-Zahlungsausnahmen umgehen?
EFT oder elektronische Überweisung ist eine bequeme und schnelle Möglichkeit, Geld elektronisch zu senden und zu empfangen. Manchmal kann jedoch etwas schief gehen und es kann zu Zahlungsausnahmen wie Fehlern, Verzögerungen, Ablehnungen oder Rücksendungen kommen. Wie können Sie mit diesen Situationen effektiv umgehen und unnötige Kosten und Risiken vermeiden? Hier sind einige Tipps und Best Practices, die Sie befolgen sollten.
Um mit EFT-Zahlungsausnahmen umgehen zu können, ist es wichtig, die verschiedenen Arten und Ursachen zu verstehen. Beispiele hierfür sind ungültige Kontonummern oder Bankleitzahlen, unzureichende Deckung oder Überziehungskredite, doppelte oder falsche Beträge, nicht autorisierte oder betrügerische Transaktionen, technische oder Systemfehler sowie regulatorische oder Compliance-Probleme. Jede Art von Ausnahme kann mit eigenen Gebühren, Strafen, Rückbuchungen, Streitigkeiten oder rechtlichen Schritten verbunden sein. Es ist wichtig, sie richtig identifizieren und kategorisieren zu können.
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When we say exceptions in EFT payments, it usually means anything causing a dispute to begin with, and also transaction declines. Disputes arise due to card or account is debited (charged) for transaction and fulfillment either did not happen at all or partly happened. Simplest is ATM cash withdrawal for which many times the card/account gets debited (money deducted) but cash did not come out or it came out short compared to transaction amount. Another easy example is merchant informed cardholder that transaction did not get through, but it actually got through and approval response did not reach to merchant; result in goods / services were not provided but card/account was debited (money deducted). Declines are narrated in main article.
Der zweite Schritt zur Behandlung von EFT-Zahlungsausnahmen besteht darin, Ihre Transaktionen regelmäßig und proaktiv zu überwachen und zu verfolgen. Dazu können Sie Online-Banking- oder Zahlungsplattformen, EFT-Berichte und -Auszüge, Abstimmungssoftware oder -dienste sowie Warnungen und Benachrichtigungen verwenden. Indem Sie Ihre Transaktionen im Auge behalten, können Sie Ausnahmen schnell erkennen und die notwendigen Schritte unternehmen, um sie zu beheben. Darüber hinaus können Sie Muster oder Trends erkennen, die Probleme verursachen könnten, und vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Ausnahmen zu verringern.
Der dritte Schritt zum Umgang mit EFT-Zahlungsausnahmen besteht darin, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und gute Beziehungen zu Kunden, Anbietern und Partnern zu pflegen, indem Sie die von Ihrer Bank, Ihrem Zahlungsanbieter und den Branchenstandards festgelegten Regeln und Verfahren befolgen. Dazu können Fristen und Zeitrahmen für die Einreichung, Korrektur oder Stornierung von Transaktionen gehören; Formate und Anforderungen an Daten und Dokumente; Prozesse und Kanäle für Kommunikation und Eskalation; sowie Richtlinien und Richtlinien für Streitbeilegung und Haftung. Wenn Sie sich an diese Vorschriften halten, können Sie Verstöße oder Bußgelder vermeiden.
Der vierte Schritt zum Umgang mit EFT-Zahlungsausnahmen besteht darin, Ihre Stakeholder wie Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten aufzuklären und mit ihnen zu kommunizieren. Um dies effektiv zu tun, stellen Sie klare und genaue Informationen und Anweisungen zur Verwendung von EFT-Diensten sowie bewährte Praktiken und Tipps zur Vermeidung oder Minimierung von Ausnahmen bereit. Informieren Sie sie außerdem über alle Änderungen oder Aktualisierungen der EFT-Regeln oder -Systeme und reagieren Sie umgehend und professionell auf Anfragen oder Beschwerden. Letztendlich können Sie durch die Aufklärung und Kommunikation mit Ihren Stakeholdern die Kundenzufriedenheit und -loyalität, die betriebliche Effizienz und Qualität verbessern und gleichzeitig Fehler und Streitigkeiten reduzieren.
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This is an extremely important aspect. A common mistake in EFT business is that business units think this is a technical expertise, and technology people only focus on system part without feeling the 'heat' of money. Educating, regularly communicating, and keeping motivated to Finance department is utmost important. Also keeping aware and enough motivated to other business units using value proposition importance of EFT monitoring and tracking for their area.
Der fünfte Schritt zum Umgang mit EFT-Zahlungsausnahmen besteht darin, Ihre EFT-Prozesse regelmäßig und kontinuierlich zu überprüfen und zu verbessern. Zu diesem Zweck können Sie Ihre EFT-Daten und -Metriken analysieren, um die Leistung zu messen und Lücken oder Chancen zu identifizieren. Darüber hinaus ist es von Vorteil, Feedback und Vorschläge von Interessengruppen einzuholen, wie Sie Ihre EFT-Dienstleistungen verbessern können. Es kann auch nützlich sein, Änderungen oder Verbesserungen an Ihren EFT-Systemen, Arbeitsabläufen oder Kontrollen vorzunehmen sowie deren Ergebnisse und Auswirkungen zu testen und zu bewerten. Indem Sie Ihre EFT-Prozesse überprüfen und verbessern, können Sie Abläufe und Ergebnisse optimieren und die Häufigkeit und Schwere von Ausnahmen reduzieren. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass EFT-Zahlungsausnahmen eine Herausforderung und kostspielig sein können, aber sie können auch verwaltet und gemildert werden, indem diese Schritte befolgt werden.
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(a) Establishing strong lines of communication and collaboration with banking institutions has been crucial in efficiently resolving EFT exceptions. In my experience, working closely with banks on EFT processing error codes has expedited the resolution process. For a major retail client, regular alignment meetings with their banking partners led a streamlined workflow for addressing EFT exceptions, cutting down resolution times over 50% (b) Application of predictive analytics to monitor EFT transactions has improved the preemptive identification of potential exceptions. By analysing transaction patterns and historical exception data, predictive models can flag transactions that deviate from the norm, allowing for early intervention